- Opera una central telefónica o conmutador, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
- Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.
- Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.
- Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.
- Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la oficina o empresa.
- Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.
- Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y departamentos, así como también los mensajes recibidos.
- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad establecidos por la empresa.
- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
- Realiza cualquier otra tarea en relación a la asignada.
- Responsabilidades:
- Maquinas y herramientas de trabajo: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.
- Dinero: Ninguna.
- Información confidencial: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.
- Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
- Supervisión: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.
Relaciones Internas:
El cargo mantiene y requiere de relaciones continuas con el personal de la empresa, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Relaciones Externas:
El cargo mantiene relaciones continuas con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Ambiente de Trabajo: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
Riesgo: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
Esfuerzo: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.
- Perfil de Educacion y Experiencia:
Experiencia: Un año mínimo de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de la recepción.Conocimientos:
El manejo y uso de centrales telefónicas o Conmutador.
Uso básico de Computadora, Escáner y Copiadora.
Identificación y ubicación de los altos funcionarios que prestan sus servicios en la empresa.
Habilidades:
Atender personal y público en general.
Expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral y escrita a todos los niveles.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Recibir mensajes.
Tratar en forma cortés al personal y público en general.
Estas son solo algunas de las actividades y funciones de la recepcionista.
